Claves del teletrabajo, opción de emergencia frente al coronavirus

Aunque nos negáramos a asumirlo hace tan solo unas semanas, el brote de coronavirus ha alcanzado la magnitud de pandemia global y España –y prácticamente todo el mundo- se ha visto forzado a tomar medidas nunca antes vistas.

Días antes del real decreto-ley por el que se declaraba el Estado de Alarma, las autoridades sanitarias ya habían aconsejado suspender las clases y pedido a aquellas empresas que pudieran hacerlo que implementaran el teletrabajo para evitar más contagios.

Una medida de urgencia que pone sobre la mesa dos cuestiones. Por una parte, ¿por qué tan pocas empresas españolas han apostado hasta ahora por el teletrabajo? Según datos de Eurostat referentes a 2018, solo el 4,3% de los trabajadores en España afirma poder teletrabajar habitualmente desde su hogar.

Un dato por debajo de la media europea, del 5,2%, y a gran distancia de vecinos de la UE como Países Bajos (14%), Finlandia (13,3%) o Luxemburgo (11%).

Para Francisco Javier Sastre, director Académico de ESIC Business School, existen varias razones por las que el teletrabajo presenta unos datos tan bajos en España. “No todos los sectores son susceptibles de aplicar esa modalidad; el ámbito industrial o de producción es menos favorable”, señala, a diferencia del sector servicios, donde sí es propicio.

Incluso en este último ámbito, “no todas las empresas disponen de la tecnología ni los medios para llevarlos a cabo”, ni están dispuestas a realizar “una inversión previa, aunque rentable a medio plazo”.

En este último aspecto influye decisivamente la mentalidad laboral: como advierte Sastre, “es preciso cambiar una cultura de presencialidad por una de cumplimiento de objetivos, y una cultura de control por una de responsabilidad”.

Y, por otra parte, ¿cómo van a implantar esta modalidad de trabajo empresas que nunca antes lo habían hecho? Sobre esta última cuestión, Eva Rimbau, profesora de Economía y Empresa y experta en Recursos Humanos y teletrabajo de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), responde de forma contundente en una entrevista en La Vanguardia: “el teletrabajo de emergencia siempre será costoso y probablemente no dará los resultados esperados”.

La productividad, el caballo de batalla

Pese a que algunas grandes empresas como EY, Indra, Telefónica, Bankia, BBVA o El Corte Inglés ya habían adoptado medidas para prevenir el contagio por coronavirus y habían recurrido a simulacros de teletrabajo, a la inmensa mayoría de empresas y organizaciones el brote de COVID-19 les ha pillado casi por sorpresa.

Lo que se ha traducido en unas prisas a la hora de implantar el teletrabajo que, para Rimbau, “pueden ocasionar problemas”, al obligar a muchas personas a trabajar desde casa “por la fuerza” y “en las condiciones menos óptimas para la productividad”.

Dada la poca tradición del teletrabajo en las empresas españolas, estas se han encontrado de golpe con la necesidad de poner en marcha una modalidad para la que no tenían preparados ni medios, ni canales, ni hábitos, ni métodos de trabajo a distancia para la gran mayoría de sus plantillas.

A ello se le ha sumado otro factor que puede perjudicar la productividad: la presencia de los niños en casa tras el cierre de los colegios, que hará más difícil poder concentrarse durante un horario estricto de teletrabajo a sus padres y madres.

El peligro de esta situación, para Rimbau, es que, una vez pasada esta crisis, muchas empresas seguirán aferrándose a la pérdida de productividad que ocasiona el teletrabajo en estos momentos de emergencia para no implantarlo, cuando en realidad lo que ha fallado es que no se tenía ni la preparación previa ni las herramientas necesarias. Si bien, como señala la docente de la UOC, “a nivel social el experimento puede aportar muchas ventajas”.

¿Cómo implantar el teletrabajo de forma urgente?

En línea con las afirmaciones de Rimbau, Iñaki Lozano, CEO de BICG, compañía especializada en proyectos de transformación de la cultura y el trabajo en empresas, considera que la actual crisis sanitaria ha puesto de manifiesto “un reto todavía pendiente para empresas que también en cualquier otro momento podrían apostar por el trabajo en remoto”.

Es más, Lozano asegura que, de haber sido un modelo asimilado por las organizaciones, “no existiría esta urgencia que se da en condiciones extraordinarias, como pueden ser restricciones de tráfico por acontecimientos deportivos, por terremotos, por circunstancias meteorológicas adversas, o por la actual crisis del coronavirus”.

Aunque queda claro que la adopción del teletrabajo por parte de las empresas es un proceso más largo y que requiere de estudios, procedimientos y pruebas previas, las compañías que estas semanas lo están implantando a marchas forzadas pueden seguir una serie de recomendaciones:

1. Establecimiento de objetivos claros

La implantación de este modelo “debe venir de arriba abajo, partir del principio de descentralización en la toma de decisiones y de un trabajo basado en responsabilidad y cumplimiento de objetivos”, tal señala Francisco Sastre, de ESIC.

Se han de concretar, por tanto, objetivos medibles con sus correspondientes indicadores. La figura del responsable es fundamental para establecer una comunicación fluida y clara con el equipo, trasladar objetivos y recibir su feedback mediante las diferentes formas de comunicación online.

Entre otras formas de mantener la comunicación, pueden realizarse llamadas o videoconferencias de organización a primera hora de cada mañana; reuniones online para el seguimiento de las tareas del equipo en un día y/u hora determinados; o utilizar mecanismos de control de los objetivos mediante herramientas y aplicaciones digitales.

2. Organización y disciplina

Para Sastre, el teletrabajo “exige un mayor nivel de disciplina del que se puede pensar en un primer momento, al no estar directamente observado”, lo que puede “generar una gestión del tiempo compleja, tanto en un sentido como en otro, ya que también se pueden extender las horas laborables”. Para ello es fundamental “mantener una rutina orientada al cumplimiento de los objetivos”.

En este sentido, cuando se trabaja desde casa, es indispensable mantener una rutina y un horario. Considerar que se tiene todo el día para llevar a cabo las labores marcadas para ese día es un fallo habitual: o bien no se cumplirán, o bien se acabarán trabajando más horas que en la oficina.

Hay que marcarse horarios estrictos, crear hábitos y evitar las distracciones. También es importante establecer momentos de descanso, contar con sillones ergonómicos, utilizar posturas correctas y ventilar el espacio cada cierto tiempo.

Además de un horario fijo, es importante llevar a cabo el teletrabajo en un espacio bien delimitado dentro del hogar, lo más similar posible a una oficina, y evitar interrupciones de otras personas que vivan en el domicilio.

Es importante evitar trabajar en el sofá, en un salón con la televisión encendida o en un dormitorio si se quiere mantener la productividad.

En esa distinción de espacios de ocio y espacios de trabajo, también es importante evitar el pijama y prendas que diluyan la frontera entre los momentos de descanso y los de trabajo.

3. Tecnología para teletrabajar

Son muchas, más allá del correo electrónico, el teléfono y las videoconferencias, las herramientas disponibles en Internet para seguir la dinámica del teletrabajo de forma productiva, tanto desde la óptica de la empresa como desde la del teletrabajador.

Con WhatsApp y Google Hangouts, aplicaciones básicas y al alcance de todo el mundo, es posible mantener una comunicación constante y fluida, siempre que se respeten los horarios de trabajo y no se invada la vida personal.

A la hora de fijar tareas, marcar objetivos y realizar su seguimiento pueden ser de gran utilidad aplicaciones como Microsoft To Do, Google Tasks o Todoist, también de fácil acceso para cualquier empresa y teletrabajador.

Para controlar los tiempos, es posible utilizar Sesame; un programa más enfocado en este caso al interés de la empresa: saber el tiempo que están dedicando los trabajadores durante la jornada al teletrabajo, establecer turnos, gestionar vacaciones e incluso control horario.

O RescueTime, una herramienta para que el teletrabajador sea consciente de cómo distribuye el tiempo en sus labores y optimice su tiempo.

A todo ello se suma la opción de trabajar de forma colaborativa o conjunta; si la empresa no dispone de servidores con carpetas compartidas en remoto (habitualmente es necesario estar en la red de la oficina), Google Drive, Microsoft OneDrive o DropBox permiten crear y compartir documentos, hojas de cálculo o presentaciones con otros colaboradores de forma fácil y con las facilidades de almacenamiento que da la nube.

Más allá del coronavirus

Si bien la urgencia con la que se ha tenido que implantar la modalidad de teletrabajo en la mayoría empresas puede terminar en resultados negativos para la productividad, al menos servirá para poner de nuevo en el centro de debate las posibilidades que ofrece trabajar a distancia.  

Las ventajas son muchas: desde la reducción de costes en instalaciones, mobiliario, energía y servicios de mantenimiento; pasando por la reducción de los accidentes en el trabajo y el absentismo laboral; hasta el aumento de la motivación de los colaboradores, al mejorar la conciliación, con el consecuente incremento de su compromiso.

La falta de control de los trabajadores, que a priori puede ser –y, de hecho, es- uno de los principales argumentos en contra que esgrimen muchas empresas, puede solucionarse, como hemos visto, a base de confianza y responsabilidad mutuas, además de con herramientas digitales con las que mantenerse constantemente en contacto y realizar seguimientos.

Respecto a la inversión en tecnología y formación que requiere la implantación del teletrabajo -otra de las reticencias de muchas empresas- la crisis del coronavirus muestra que puede servir, en momentos como el actual, para estar preparado para hacer frente a contratiempos y evitar pérdidas aún mayores.

Y, por último, el viejo temor de que teletrabajo pueda suponer un obstáculo en la construcción de una cultura empresarial y dañar el sentimiento de pertenencia de la plantilla, puede superarse con la conjugación del trabajo a distancia con ciertos periodos de presencia física. Así se mantiene el contacto y la vinculación entre el equipo y con la compañía.

Como apunta Sastre, “el teletrabajo no implica desvinculación, simplemente se refiere a la no presencialidad en todo momento, salvo en situaciones críticas y obligadas como las que estamos viviendo”.